Die Web-App „Dateien“ ist für die Anzeige und Verwaltung Ihrer Ordner und Dateien in der Collaboration Cloud zuständig.

• Anlegen, Löschen, Umbenennen und Verschieben von Ordnern und Dateien
• Freigabe von Ordnern und Dateien für andere Gruppen und Benutzer über den Menüpunkt „Teilen“

Mit einem Webbrowser kann unter https://ccs.jade-hs.de/apps/files auf die Web-App „Dateien“ in der Collaboration Cloud der Jade Hochschule zugegriffen werden. Moderne Browser, wie z.B. Google Chrome oder Mozilla Firefox beherrschen auch das Ziehen und Ablegen (Drag & Drop) von Dateien aus anderen Anwendungen.

Mit Hilfe eines installierten Desktop-Clients werden bei bestehender Netzverbindung automatisch alle Ordner & Dateien sichtbar und können bearbeitet werden. Im Falle einer schlechten oder nicht vorhandenen Netzverbindung können diese auch lokal auf Ihren PC synchronisiert werden - dieses sollte allerdings nur sehr begrenzt eingesetzt werden.

• Apple iOS - Apple App Store: Nextcloud
• Google Android
  • F-Droid App Store: Nextcloud
  • Google Play Store: Nextcloud

Nach der Installation der Smartphone-App richten Sie diese folgendermaßen ein:

• Serveradresse: https://ccs.jade-hs.de/
• Benutzername: Standardanmeldung (Form: ma1150)
• Passwort: <Ihr Passwort>

Die Smartphone-Apps synchronisieren i.d.R. keine Ordner und Dateien, die gewünschte Datei muss in der App entsprechend ausgewählt werden.

Bei der erstmaligen Nutzung sehen Sie im Stammverzeichnis folgende Ordner:

• Persönlich
  • Unter diesem Ordner sollten sie Ihre persönliche, dienstliche Ordner- und Dateistruktur aufbauen.
  • Geben Sie aus dieser Struktur heraus dann anderen Personen bei Bedarf Zugriff über das „Teilen“ Symbol.
• Shares
  • Unter diesem Ordner erscheinen die Ordner, die andere Personen mit ihnen teilen. Erstellen Sie hier bitte in der Regel keine eigenen Ordner.
• Optional: Web-App Ordner
  • Ordner, die von den angebotenen Web-Apps benötigt werden.
• Optional: Gruppen-Ordner
  • Ordner mit speziellen Eigenschaften die außerhalb Ihres persönlichen Speicherbereichs liegen und vom HRZ für eine Gruppe berechtigt werden.

Sie können Ordner und Dateien für andere Personen freigeben:

Hier wird eine zufällige URL erstellt, die sie beliebigen Personen z.B. per E-Mail zukommen lassen.

• Klicken Sie neben dem freizugenenden Ordner / der freizugebenden Datei auf das Teilen Symbol
• Klicken Sie auf das + Symbol rechts neben „Link teilen“
• Geben Sie ein Passwort ein oder übernehmen sie das vorgeschlagene Passwort
  • Tipp: Wenn sie das vorgeschlagene Passwort verwenden speichern sie es sich entsprechend
• Klicken Sie auf „Freigabe erstellen“

• Klicken Sie auf die 3 Punkte rechts neben „Link teilen“
• Bestimmen Sie weitere Optionen der Freigabe

• Klicken Sie auf das Zwischenablage Symbol rechts neben „Link teilen“, die generierte URL wird in die Zwischenablage kopiert
• Verteilen Sie die URL z.B. per E-Mail an die entsprechenden Personen und fügen die URL aus der Zwischenablage entsprechend in Ihre E-Mail ein.
• Verteilen Sie das Passwort an die entsprechenden Personen über einen gesicherten Weg.

Hier wird eine cloud-interne Freigabe für Benutzer und Gruppen erstellt.

• Klicken Sie neben dem freizugenenden Ordner / der freizugebenden Datei auf das Teilen Symbol
• Geben in das Eingabefeld „Name, E-Mail-Adresse oder Federated-Cloud-ID …“ Daten der Personen ein, mit denen der Ordner geteilt werden soll.
  • In der Regel geben Sie hier die E-Mail-Adresse der Person ein
  • Aus Gründen des Datenschutzes müssen sie die vollständige E-Mail-Adresse eingeben, die Auto-Vervollständigen Funktion ist deaktiviert.
• Sie sehen daraufhin bis zu drei Auswahlmöglichkeiten
  • Briefsymbol: Freigabe für eine Person, die dem System nicht bekannt ist. Sie erhält daher eine E-Mail mit einem Link zum Ordner / zur Datei und eine weitere mit dem Passwort.
  • Ohne Symbol: Freigabe für eine Person, die dem System bekannt ist.
  • Gruppensymbol: Freigabe für eine Gruppe, die dem System bekannt ist.

• Klicken Sie auf die 3 Punkte rechts neben der Person
• Bestimmen Sie weitere Optionen der Freigabe

Weitere Informationen finden Sie im Nextcloud User Manual: Dateien & Synchronisation / Dateifreigabe

Gelöschte Dateien werden in der Collaboration Cloud zunächst in einen Papierkorb verschoben. Diesen können Sie bei Bedarf folgendermaßen einsehen:

• Öffnen Sie die Webseite der Collaboration Cloud und melden sich an.
• In der Regel wird standardmäßig die Web-App „Dateien“ aufgerufen.
  • Falls Sie eine andere Web-App als Start-App eingestellt haben klicken Sie oben in der Leiste auf die Web-App „Dateien“.
• Unten links in der Web-App „Dateien“ finden Sie den Eintrag „Gelöschte Dateien“. Hier finden Sie alle von Ihnen gelöschten Ordner und Dateien.

Hinweis: Wenn Sie innerhalb von Gruppen-Ordnern Ordner und/oder Dateien vermissen liegen diese immer in dem Papierkorb der Person die sie gelöscht hat.