Exchange Online ist ein E-Mail-System in der Cloud, das vor allem von Unternehmen genutzt wird. Es gehört zu Microsoft 365 und bietet:

• E-Mails senden und empfangen
• Kalender verwalten
• Kontakte speichern
• Aufgaben organisieren

• Keine eigene Server-Infrastruktur notwendig
  Die Jade Hochschule muss keine eigene Server-Infrastruktur für Exchange bereitstellen und dies verringert u. a. den notwendigen administrativen Wartungsaufwand.
  

• Verbesserte Sicherheitsfeatures
  • verschlüsselte Datenübertragung und Speicherung
  • Möglichkeit einer mehrstufigen Authentifizierung (MFA)
  • zusätzliche Mechanismen zum Schutz vor Spam, Viren und Phishing

• Synchronisation auf allen Geräten
  E-Mails, Kalender, Kontakte und Aufgaben sind immer aktuell, egal ob man am PC, Smartphone oder Tablet arbeitet.

• Zusammenarbeit im Team
  • Gemeinsame Kalender und Postfächer
  • Freigabe von Kontakten und Aufgaben
  • Integration mit Microsoft Teams, SharePoint und OneDrive

• Skalierbarkeit
  Bei steigenden Nutzerzahlen ist keine Erweiterung der eigenen Server-Infrastruktur erforderlich

Aktuell gehen die verfügbaren IT-Ressourcen für die stetig steigenden Anforderungen zur Neige. Die notwendige Erneuerung der IT-Ressourcen für das Exchange-System würde deutliche Mehrkosten verursachen. Außerdem sind höhere Sicherheitsmaßnahmen wie z. B. eine mehrstufigen Authentifizierung (MFA) nicht realisierbar und dadurch steigt die Gefahr, dass die Hochschule Opfer eines Cyberangriffs wird.

Daher werden im Rahmen der Einführung von Microsoft 365 an der Jade Hochschule alle Postfächer bis zum Ende des Sommersemesters 2025 auf Exchange Online migriert.

Die Migration der Exchange OnPremise Postfächer zu Microsoft Exchange Online soll bis zum Ende des Sommersemesters 2025 in abgestimmten „Wellen“ erfolgen. Die „Wellen“ bilden sich aus Abteilungen, Statusgruppen und anderen Gesichtspunkten.

Im Vorfeld der Migration erhalten die betroffenen Nutzer eine E-Mail mit dem geplanten Zeitpunkt und weiteren Informationen. Der Migrationsprozess läuft dann zum angekündigten Zeitpunkt vollständig automatisiert im Hintergrund ab. Während der Migration ist der Zugriff auf das Exchange Postfach weiterhin möglich. Erst nach der vollständigen Migration aller Postfachelemente erfolgt die eigentliche Umschaltung des Postfachs.

Bei der Nutzung der Outlook Desktop App auf Windows- oder MacOS-Geräten oder der Outlook Mobile App für iOS oder Android sollte die Umstellung keine Auswirkungen haben. Eventuell fordert die Outlook Desktop App den Nutzer auf, die Anwendung einmal neu zu starten.

Im Gegensatz dazu ist bei der Verwendung von anderen E-Mail Clients (Apple Mail, Google Gmail, Thunderbird usw.) ein Neueinrichtung erforderlich. Dazu muss in der jeweiligen App das bisherige Konto einmal entfernt werden und anschließend neu hinzufügt werden. Links zu den Anleitungen sind im Abschnitt „Wie richte meinen E-Mail Client ein?“

Exchange Online bietet verschiedene Zugriffsmöglichkeiten, damit ein flexibels und ortsunabhängiges arbeiten ermöglichen. Die wichtigsten sind:

1. Outlook (Desktop-App)
   • Die klassische Outlook-Anwendung für Windows oder macOS
   • Voller Funktionsumfang: E-Mails, Kalender, Kontakte, Aufgaben
   • Ideal für Büroarbeitsplätze
     
     
2. Outlook im Web (OWA)
   • Zugriff über den Browser: https://outlook.office.com/hs-woe.de
   • Keine Installation nötig
   • Fast alle Funktionen wie in der Desktop-App
   • Perfekt für unterwegs oder fremde Geräte
     
     
3. Outlook Mobile App
   • Für iOS und Android
   • Synchronisiert E-Mails, Kalender, Kontakte
   • Push-Benachrichtigungen für neue Nachrichten
   • Benutzerfreundlich und sicher
     
     
4. Apple Mail (iOS/macOS)
   • Apple Mail unterstützt Microsoft Exchange-Konten direkt
   • Synchronisiert E-Mails, Kalender, Kontakte, Erinnerungen und Notizen
   • Unterstützt moderne Authentifizierung (OAuth)
   • Einschränkung: Unterstützt keine freigegebenen Postfächer
     
     
5. Gmail-App (Android)
   • Zugriff über Microsoft Exchange ActiveSync (EAS)
   • Synchronisiert E-Mails, Kalender, Kontakte, Erinnerungen und Notizen
   • Unterstützt moderne Authentifizierung (OAuth)
   • Einschränkung: Unterstützt keine freigegebenen Postfächer
   • Einschränkung: Kalender- und Kontakt-Synchronisation kann je nach Android-Version und Hersteller eingeschränkt sein
     
     
6. Andere E-Mail-Programme (IMAP/SMTP)
   • Zugriff über Standardprotokolle wie IMAP und SMTP
   • Funktioniert mit Programmen wie z. B. Thunderbird
   • Einschränkung: kein voller Funktionsumfang (z. B. kein Kalender, keine Kontakte)

Für die im vorherigen Abschnitt erläuterten Zugriffsmöglichkeiten gibt es bei Microsoft entsprechende Anleitungen:

• Outlook Deskop (Classic) App für Windows:
  https://support.microsoft.com/de-de/office/hinzuf%C3%BCgen-eines-e-mail-kontos-zu-outlook-f%C3%BCr-windows-6e27792a-9267-4aa4-8bb6-c84ef146101b#picktab=classic_outlook
  
  
• Outlook Desktop App für MacOS:
  https://support.microsoft.com/de-de/office/hinzuf%C3%BCgen-eines-e-mail-kontos-zu-outlook-f%C3%BCr-mac-6aeec61b-86af-40af-8ffe-985d0fc82ddb
  
  
• Outlook-App für iOS:
  https://support.microsoft.com/de-de/office/einrichten-der-outlook-app-f%C3%BCr-ios-b2de2161-cc1d-49ef-9ef9-81acd1c8e234
  
  
• Outlook-App für Android:
  https://support.microsoft.com/de-de/office/einrichten-von-e-mail-in-der-outlook-f%C3%BCr-android-app-886db551-8dfa-4fd5-b835-f8e532091872
  
  
• Apple Mac OS X Mail:
  https://support.microsoft.com/de-de/office/einrichten-von-e-mail-in-mac-os-x-mail-de372dc4-9648-4044-a76c-e8a60e178d54
  
  
• Apple iPhone/iPad iOS Mail App:
  https://support.microsoft.com/de-de/office/einrichten-eines-outlook-kontos-in-der-ios-mail-app-7e5b180f-bc8f-45cc-8da1-5cefc1e633d1
  
  
• Google Android E-Mail-App (Gmail oder Samsung):
  https://support.microsoft.com/de-de/office/einrichten-von-e-mails-in-der-android-e-mail-app-71147974-7aca-491b-978a-ab15e360434c
  
  

Für weitere alternative Clients sind folgende Anleitungen zu verwenden:

• Mozilla Thunderbird mit IMAP:
  Um ein Exchange Online Konto in Thunderbird einzurichten, müssen Sie Thunderbird manuell konfigurieren, da Microsoft die Anmeldung per „Username/Passwort“ in Exchange Online abgeschaltet hat und OAuth2/Modern Authentication erzwingt. Sie benötigen die Einstellungen für IMAP und SMTP sowie die korrekten Benutzerdaten und müssen OAuth2 als Authentifizierungsmethode auswählen.
  Hier ist eine detaillierte Anleitung:
  1. Kontoeinrichtung starten:
     • Öffnen Sie Thunderbird und wählen Sie „Konto hinzufügen“ oder „Neues Konto“.
     • Wählen Sie „E-Mail-Konto“ und klicken Sie auf „Weiter“.
     • Geben Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf „Weiter“.
  2. Manuelle Konfiguration:
     • Wählen Sie „Manuell einrichten“ oder „Manuell konfigurieren“ und geben folgende Daten ein:
     • Posteingangsserver (IMAP):
       • Protokoll: IMAP
       • Hostname: outlook.office365.com
       • Port: 993
       • Verbindungssicherheit: SSL/TLS
       • Authentifizierungsmethode: OAuth2
       • Benutzername: Ihre Login-Kennung (PC-Login) in der Form loginname@hs-woe.de (z. B. ma1234@hs-woe.de)
     • Postausgangsserver (SMTP):
       • Servername: smtp.office365.com
       • Port: 587
       • Verbindungssicherheit: STARTTLS
       • Authentifizierungsmethode: OAuth2
       • Benutzername: Ihre Login-Kennung (PC-Login) in der Form loginname@hs-woe.de (z. B. ma1234@hs-woe.de)
  3. Fertigstellen:
     • Wählen Sie IMAP für den Posteingang und klicken Sie auf „Fertig“.
     • Sie werden zur Anmeldung bei Ihrem Exchange Online Konto weitergeleitet, wo Sie sich über die OAuth2-Authentifizierung anmelden müssen.
     • Nach erfolgreicher Anmeldung wird das Konto in Thunderbird eingerichtet.

• Evolution für Linux:
  Beim erstmaligen Start von Evolution werden Sie vom Startassistenten in Evolution begrüßt.
  • Fenster „Willkommen“:
    • Klicken Sie auf den Button „Weiter“
  • Fenster „Aus Sicherungsdatei wiederherstellen“:
    • Sollten Sie über eine Sicherungsdatei aus einer älteren Installation verfügen können Sie diese hier auswählen. Ansonsten klicken Sie auf den Button „Weiter“
  • Fenster „Identität“:
    • Voller Name: Geben Sie hier Ihren Vor- und Nachnamen ein.
    • E-Mail-Adresse: Geben Sie hier Ihre E-Mail-Adresse an der Jade Hochschule ein.
    • Organisation: Jade Hochschule
    • Eigenschaften des E-Mail-Servers anhand der eingegebenen E-Mail-Adresse abrufen: deaktiviert
    • Klicken Sie auf den Button „Weiter“
  • Fenster „Abrufen von E-Mails“:
    • Server-Art: Exchange-Webdienste
    • Benutzername: Geben Sie hier Ihre E-Mail-Adresse an der Jade Hochschule ein.
    • Rechneradresse: https://outlook.office365.com/EWS/Exchange.asmx
    • OAB-Adresse: https://mail.jade-hs.de/OAB/
    • Legitimierung: OAuth2 (Office365)
    • Klicken Sie auf den Button „Weiter“
  • Fenster „Empfangsoptionen“:
    • Entfernte E-Mails automatisch lokal in allen Ordnern abgleichen: aktiviert
    • Klicken Sie auf den Button „Weiter“
  • Fenster „Konto-Zusammenfassung“:
    • Die Eintragung im Feld Name bezeichnet dieses Konto in Evolution - hier können Sie die Standardvorgabe übernehmen.
    • Klicken Sie auf den Button „Weiter“
  • Fenster „Fertig“:
    • Die Konfiguration ist beendet - klicken Sie auf den Button „Anwenden“, dadurch wird eine Verbindung zu Ihrem Exchange Online Konto hergestellt.
  • Fenster „Legitimierungsanfrage für Microsoft 365-Konto“:
    • Benutzername: <Ihre E-Mail-Adresse>
    • Kennwort: Ihr Passwort im PC-Verbundsystem
    • Bei der Frage „Vertrauen Sie hs-woe.de?“ klicken Sie auf den Button „Weiter“
    • Bei den angeforderten Berechtigungen klicken Sie auf den Button „Akzeptieren“
  • Im Anschluss stellt Evolution eine Verbindung zu Ihrem Exchange Online Konto her und die Daten werden zwischen den Exchange Online Servern und Evolution synchronisiert.

Wenn Sie die Berechtigung für ein gemeinsames freigegebenes Postfach haben, so ist ein Zugriff ausschließlich über die Outlook App (Desktop, Mobil oder Online) möglich.

Anleitungen zur Einrichtung finden Sie hier:

• Outlook Desktop App für Windows:
  https://support.microsoft.com/de-de/office/%C3%B6ffnen-und-verwenden-eines-geteilten-postfachs-in-outlook-d94a8e9e-21f1-4240-808b-de9c9c088afd#picktab=classic_outlook
  
  
• Outlook Desktop App für MacOS:
  https://support.microsoft.com/de-de/office/%C3%B6ffnen-sie-einen-freigegebenen-e-mail-kalender-oder-personen-ordner-in-outlook-f%C3%BCr-mac-6ecc39c5-5577-4a1d-b18c-bbdc92972cb2#id0edd=outlook_for_mac
  
  
• Outlook im Web:
  https://support.microsoft.com/de-de/office/%C3%B6ffnen-und-verwenden-eines-geteilten-postfachs-in-outlook-d94a8e9e-21f1-4240-808b-de9c9c088afd#picktab=outlook_on_the_web
  
  
• Outlook Mobile App für iOS oder Android:
  https://support.microsoft.com/de-de/office/hinzuf%C3%BCgen-eines-freigegebenen-postfachs-zu-outlook-mobile-f866242c-81b2-472e-8776-6c49c5473c9f