Bei Bediensteten wird nach der Beantragung eines Benutzerkontos dieses automatisiert erstellt und auch wieder automatisiert bei Vertragsende gelöscht.

Bei Studierenden wird die Erstellung eines Benutzerkontos von der Einheit Studentische Angelegenheiten automatisiert angestoßen und nach Exmatrikulation wieder automatisiert gelöscht.

Jedes Benutzerkonto hat ein bestimmtes Ende: Bei Studierenden die Exmatrikulation, bei Bediensteten das Vertragsende, der Eintritt ins Rentenalter, das Ende einer Maßnahme usw.

Bevor ein Benutzerkonto gelöscht wird, wird eine E-Mail mit einem Hinweis auf die bevorstehende Löschung versendet. Diese E-Mail sieht für Bedienstete beispielsweise so aus:

Guten Tag Frau Mustermann,

das Hochschulrechenzentrum (HRZ) hat von der Personalabteilung eine Mitteilung erhalten, in der die Beendigung Ihres Dienstverhältnisses mit der Jade Hochschule angezeigt wird.

Ende des Dienstverhältnisses: 31.01.20xx
Ablaufdatum Ihres Benutzerkontos: 14.02.20xx

Aufgrund existierender Lizenzverträge der Jade Hochschule sind wir verpflichtet, innerhalb von 14 Tagen nach der Beendigung der Hochschulmitgliedschaft den Zugang und damit einhergehend alle Zugriffe auf Datenstrukturen zu verwehren.

Hiervon ist auch Ihre bisher genutzte E-Mail-Adresse an der Jade Hochschule betroffen. Wir möchten Sie bitten, rechtzeitig vor Erreichen des Ablaufdatums

• alle noch zur weiteren Bearbeitung benötigten E-Mails in Ihrem Postfach an die Kolleginnen oder Kollegen der Jade Hochschule weiterzuleiten,
• persönliche E-Mails zu löschen,
• alle eingerichteten E-Mail Weiterleitungen zu entfernen.

Gleiches gilt für Daten, die in Ihrem Home-Verzeichnis (Laufwerk Z:\) und in der Collaboration Cloud von Ihnen gespeichert wurden.

Bitte beachten Sie, dass Ihre Daten 60 Tage nach dem Ende Ihres Dienstverhältnisses gelöscht werden und dann kein Zugriff mehr möglich ist.

In diesem Zusammenhang möchten wir Sie auf die Nutzungsmöglichkeit des Alumni- und Karriereportals der Jade Hochschule hinweisen.

Sollten sich in diesem Zusammenhang Rückfragen ergeben, oder benötigen Sie Unterstützung bei der Bereinigung/Umstellung von Daten, stehen wir jederzeit zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen
Ihr HRZ-Team

Auch nach Ende des Dienstverhältnisses bei Bediensteten / des Studiums bei Studierenden ist ein Zugriff auf die Daten innerhalb von 14 Tagen möglich und erst nach einer Kulanzzeit von weiteren 60 Tagen werden die Daten tatsächlich gelöscht. Es bleibt somit auch genügend Zeit tätig zu werden, um im Falle eines Fehlers der Löschung zu widersprechen:

• Bedienstete wenden Sie sich bitte an Ihre/Ihren Ansprechpartner/in.
• Studierende wenden sich an die Kolleginnen und Kollegen der Abteilung Studentische Angelegenheiten - das Hochschulrechenzentrum hat keinen Einfluß auf das Ablaufdatum des Benutzeraccounts bei Studierenden.