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Webex

Allgemeines

Zur Zeit wird in einer Testphase den Bediensteten der Jade Hochschule ein Zugang zu Meeting Portal Cisco Webex zur Verfügung gestellt. Dieses System bietet die Möglichkeit zwei Arten von Meetings abzuhalten.

  • Zeitlich geplante Meetings
  • Ad-hoc Meetings

Um an dem System als Organisator teilnehmen zu können, muß Ihnen der Zugang durch das Hochschulrechenzentrum freigeschaltet werden.

Hinweis: Für die Teilnahmen an einem Meeting ist keine Registrierung notwendig.

Nutzung

Teilnehmer

Um an einem Meeting Teilnehmen zu können benötigen Sie eine Einladung. In dieser Einladung finden Sie einen Link „Meeting beitreten“ welcher Sie direkt zu dem Meeting führt. Das beitreten zu einem Meeting ist 5 Minuten vor dem eigentlichen Meeting möglich.

Vor der Nutzung ist es zu empfehlen den Cisco WebEx Client zu installieren. den Download finden sie hier.

Vor bei beitreten können Sie die Audio Optionen anpassen.

Nach erfolgreichem Beitreten können Sie Ihr Video einschalten oder das Mikrofon muten. Eine detaillierte Übersicht aller Möglichkeiten finden Sie hier.

Organisator

Um ein Webex Meeting organisieren zu können, müssen Sie zuerst einen Zugang bei Hochschulrechenzentrum beantragen. Dieses erfolgt durch eine E-Mail an folgende Adresse:

  • Antrag

Anschließend können Sie sich über den Link Login anmelden. Bei der ersten Anmeldung müsse Sie ein Passwort vergeben.

Nach der Anmeldung haben Sie die Möglichkeit zwei Arten von Meeting anzuhalten:

  • Ad-Hoc Meeting
  • Geplantes Meeting

Ad-Hoc Meeting

Diese Meeting können Sie nach dem Login starten –> Home - Meeting starten. Sie werden direkt mit Ihrem persönlichen Raum verbunden. Die Adresse dieses Raumes finden Sie ebenfalls im Home Bereich. Der Link sieht folgendermaßen aus: https://jade-hs.webex.com/meet/max.mustermann Sie können diesen Link an Ihren Meeting Partner schicken, welcher sich dann ebenfalls über diesen Link mit Ihrem Raum verbinden kann.

Geplanten Meeting

Die häufigere Form ist ein geplanten Meeting. Um ein solchen Meeting zu organisieren sind folgende Schritte notwendig:

  • Home –> Meeting ansetzen
  • Meeting Typ –> Webex Meetings Pro Meeting
  • Thema des Meetings festlegen
  • Datum und Uhrzeit festlegen
  • Teilnehmer hinzufügen

Die Punkte Audioverbindungsoptionen, Tagesordnung und Ansetzoptionen sind optional.

Wenn Sie Anschließend „Termin ansetzen“ klicken wird automatisch eine Einladung an alle Teilnehmer geschickt. Zu dem gewählten Zeitpunkt können Sich dann alle über diese Einladung mit dem Meeting verbinden.

Eine detaillierte Übersicht aller Möglichkeiten finden Sie hier.

Integration in Outlook

Die Verbindung mit Outlook erfolgt über ein Plugin. Dieses können Sie über die Seite https://jade-hs.webex.com in dem Bereich Downloads herunterladen. Der Name lautet „Cisco Webex Productivity Tools“.
Nach erfolgreicher Installation können Sie direkt über Outlook einen Webex Termin ansetzen.
Hierzu einfach im Bereich Termine auf Meeting ansetzen klicken.

Oder Sie nutzen die Webex App um ein Meeting zu organisieren. Es öffnet sich dann automatisch der Outlook Terminkalender.


Der eingeladene erhält den Link um dem Meeting beizutreten per E-Mail.