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de:services:idm:lebenszyklus

Lebenszyklus eines Benutzerkontos

Da das Hochschulrechenzentrum ausschließlich auf Grundlage der Ordnungen und Verträge arbeitet, wird jedes Benutzerkonto früher oder später gelöscht.

Nach der Beantragung eines Benutzerkontos wird dieses automatisiert erstellt und auch wieder automatisiert gelöscht. Jedes Benutzerkonto hat ein bestimmtes Ende: Bei Studierenden die Exmatrikulation, bei Bediensteten das Vertragsende, der Eintritt ins Rentenalter, das Ende einer Maßnahme usw.

Bevor ein Benutzerkonto gelöscht wird, wird eine E-Mail mit einem Hinweis auf die bevorstehende Löschung versendet. Diese E-Mail sieht für Bedienstete beispielsweise so aus:

Guten Tag Frau Mustermann,

das Hochschulrechenzentrum (HRZ) hat von der Personalabteilung eine Mitteilung erhalten, in der die Beendigung Ihres Dienstverhältnisses mit der Jade Hochschule angezeigt wird.

Ende des Dienstverhältnisses: 31.01.2018
Ablaufdatum Ihres Benutzerkontos: 14.02.2018

Aufgrund existierender Lizenzverträge der Jade Hochschule sind wir verpflichtet, innerhalb von 14 Tagen nach der Beendigung der Hochschulmitgliedschaft den Zugang und damit einhergehend alle Zugriffe auf Datenstrukturen zu verwehren.

Hiervon ist auch Ihre bisher genutzte E-Mail-Adresse an der Jade Hochschule betroffen. Wir möchten Sie bitten, rechtzeitig vor Erreichen des Ablaufdatums

  • alle noch zur weiteren Bearbeitung benötigten E-Mails in Ihrem Postfach an die Kolleginnen oder Kollegen der Jade Hochschule weiterzuleiten,
  • persönliche E-Mails zu löschen,
  • alle eingerichteten E-Mail Weiterleitungen zu entfernen.

Gleiches gilt für Daten, die in Ihrem Home-Verzeichnis (Laufwerk Z:\) und in der ownCloud von Ihnen gespeichert wurden.

Bitte beachten Sie, dass Ihre Daten 60 Tage nach dem Ende Ihres Dienstverhältnisses gelöscht werden und dann kein Zugriff mehr möglich ist.

In diesem Zusammenhang möchten wir Sie auf die Nutzungsmöglichkeit des Alumni- und Karriereportals der Jade Hochschule unter https://karriere.jade-hs.de/alumni-und-karriereportal/ hinweisen.

Sollten sich in diesem Zusammenhang Rückfragen ergeben, oder benötigen Sie Unterstützung bei der Bereinigung/Umstellung von Daten, stehen wir jederzeit zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen
Ihr HRZ-Team

Auch nach dem Ende des Dienstverhältnisses ist ein Zugriff auf die Daten möglich und erst nach einer Kulanzzeit werden die Daten tatsächlich gelöscht. Es bleibt somit auch genügend Zeit tätig zu werden, um der Löschung zu widersprechen. Dazu wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner.

In diesem Beispiel ist das Vertragsende der 31.01.2018, aber bis zum 14.02.2018 besteht noch wie gehabt Zugriff auf die Daten, die E-Mail-Adresse und angeschlossene Systeme. Danach gibt es noch eine weitere Kulanzzeit, bevor das Benutzerkonto tatsächlich gelöscht wird. Im Normalfall startet die Löschung des Benutzerkontos also erst 74 Tage nach Vertragsende.