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en:services:idm:lebenszyklus

Life Cycle of a User Account

Each account is going to be deleted sooner or later. This is due to different contracts the university has to live up to.

After the application, the account will be created as automatically as it will be deleted later on. Every account has a specific termination: When it comes to students, it is the exmatriculation, a staff account gets deleted with expiration of the contract, with retirement etc.

In advance of the deletion of an account, an e-mail with a reminder is being sent out to inform about the upcoming deletion. For staff, this e-mail will look something like this:

Guten Tag Frau Mustermann,

das Hochschulrechenzentrum (HRZ) hat von der Personalabteilung eine Mitteilung erhalten, in der die Beendigung Ihres Dienstverhältnisses mit der Jade Hochschule angezeigt wird.

Ende des Dienstverhältnisses: 31.01.2018
Ablaufdatum ihres Benutzer-Accounts: 14.02.2018

Aufgrund existierender Lizenzverträge der Jade Hochschule sind wir verpflichtet, innerhalb von 14 Tagen nach der Beendigung der Hochschulmitgliedschaft den Zugang und damit einhergehend alle Zugriffe auf Datenstrukturen zu verwehren.

Hiervon ist auch Ihre bisher genutzte E-Mail-Adresse an der Jade Hochschule betroffen. Wir möchten Sie bitten, rechtzeitig vor Erreichen des Account-Ablaufdatums

  • alle noch zur weiteren Bearbeitung benötigten E-Mails in Ihrem Postfach an die Kolleginnen oder Kollegen der Jade Hochschule weiterzuleiten,
  • persönliche E-Mails zu löschen,
  • alle eingerichteten E-Mail Weiterleitungen zu entfernen.

Gleiches gilt für Daten, die in Ihrem Home-Verzeichnis (Laufwerk Z:\) und in der ownCloud von Ihnen gespeichert wurden.

Bitte beachten Sie, dass Ihre Daten 60 Tage nach dem Ende Ihres Dienstverhältnisses gelöscht werden und dann kein Zugriff mehr möglich ist.

In diesem Zusammenhang möchten wir Sie auf die Nutzungsmöglichkeit des Alumni- und Karriereportals der Jade Hochschule unter https://karriere.jade-hs.de/alumni-und-karriereportal/ hinweisen.

Sollten sich in diesem Zusammenhang Rückfragen ergeben, oder benötigen Sie Unterstützung bei der Bereinigung/Umstellung von Daten, stehen wir jederzeit zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen
Ihr HRZ-Team

Access to your data is possible even after termination of the employment. Only after a time of goodwill, the data are actually deleted. This means, there is enough time to get active and contradict the deletion, if necessary. If you intend to do so, please address your contact person.

In this example, the expiration of contract is the 31st January 2018, but there is still access to the data, e-mails and connected systems until the 14th February 2018. Afterwards, there is still a time of goodwill before the actual deletion of the account. Normally, the deletion of an account starts not until after 74 days post expiration of the contract.